「この前調べたやつなんだけどどういうことだっけ？」「なんか同じようなトラブルあったな」「必要な資料をどこに保存したか分からない」こういった経験はないでしょうか？社内SEは、従業員や、外注先とのやりとり、インフラ、ハードウェア、ソフトなどあらゆることに対しての問い合わせ対応など沢山の情報を取り扱います。整理整頓が苦手な私は、いつも「どっかで聞いたな～」と思いながら大量の手書きメモやファイルの中から探していました。そんな私がたどり着いたファイルの整理術を紹介します。
フォルダの階層は3つまで
無理に3つにする必要はありませんが、フォルダは階層を作りすぎると探しにくくなります。目安として3つぐらいに絞るといいです。私は基本、大分類と中分類くらいに分けてどうしても分けたくなった時にもう一つのフォルダを作るようにしています。フォルダを分けると整理できているように感じますが、探すときは一覧でみれる方が探しやすいです。
キーワードはファイル名に
履歴管理したいものは日付を先頭に
20220406_PC33_メール送信できない
履歴管理したいファイルは先頭に日付を入れた名前にしましょう。そうすれば、自動で日付順に並んで表示されます。また、日付の後は「_」を入れるだけですっきり見やすくなります。例えば、私は従業員からの問い合わせは「日付_PC名（または従業員名）_内容」のファイル名にし、「問い合わせ」フォルダで管理するようにしています。そうすれば、「この前問い合わせたんだけど」と言われた時にもすぐ過去の内容を確認できます。
ステータスはファイル名に
生産管理システム_日報処理_仕様書_確認中
「確認中」「修正中」などステータスはファイル名の最後に入れるようにしましょう。そうすれば、他の人がみても一目でどういう状態なのか確認できます。私はデスクトップに「確認中」「作業中」フォルダを作り、ファイルのショートカットを入れるようにしています。「これは経理部長に確認して、要件が定まってから仕様書完成させて、開発しよ。」となると、「確認中」→「作業中」などステータスをいききすることも多いです。ステータスが一目でわかれば、残りの仕事をすぐ把握できるので効率的です。
バージョン管理は後ろに数字
20220204_議事録_01
バージョン管理する場合はファイルの最後に数字を入れて管理するようにしましょう。そうすれば、ファイルの一覧で見たときに順番に並ぶので見やすいです。
ファイルの検索機能を活用
エクスプローラーでファイルを見たとき、右上に検索ボックスがあることを知っていますか。ファイル名に必要な情報を入れておけば、この検索機能を利用してファイルを探すことができます。整理してても、年月とともにファイルは増えていきます。ファイル名に情報を入れておけば、この検索機能を使用してファイルを探すことができます。私は、フォルダで分類していても、どのフォルダに入れたか分からなくなることも多いです。そんな私の救世主である検索機能は、ファイル名さえしっかりしていれば、すぐ見つけたい書類をみつけることができます。「さっくりフォルダ分けして、ファイル名に情報を盛り込む」これでいいのです。
まとめ
社内SEは従業員や、取引先とやりとりします。また、仕様書、見積書など扱う書類も多いです。それに加え、なんでも知っていると思われて、システム以外の業務のことや、パソコンのことなど様々な問い合わせに対応しなくてはいけません。調べたことや、書類をファイルに整理するだけで業務が効率化できます。是非意識してみて下さい。
