Microsoft Office の買い切り版はない？中小企業のライセンス管理について

先日久しぶりにパソコンを購入した時に知ったのですが、企業向けボリュームライセンスなくなってました。そして、Microsoftアカウントとofficeが紐づけ必須になっていて・・・昔はインストールしてライセンスキーを認証するだけだったのに・・・私が今勤めている会社は従業員20人前後の小さな会社で、使用するバージョンなど気にせず、とりあえず安く利用できればいいので、買い切りに比べて経費がかかるMicrosoft365の導入はなるべくしたくない。今回はMicrosoftのoffice製品の比較と、Microsoft365の導入せず、買い切り版で企業のofficeライセンスを管理する方法をまとめてみました。

Microsoftアカウントとは

Microsoftアカウントとは、officeなどを提供しているマイクロソフトという会社のオンラインサービズを利用するのに必要なアカウントのことです。WindowsのパソコンのユーザーでMicrosoftアカウントでサインインするかどうか選択できますが、Microsoftアカウントを作成しなくてもパソコンの利用はできます。

officeとMicrosoftアカウントの紐づけ

Microsoft製品であるofficeを利用するにはMicrosoftアカウントとの紐づけが必須になっています。これは、office2013以降からでそれまでは紐づけしなくても利用できていました。つまり、office製品であるExcelやWordをインストールするにはMicrosoftアカウントが必要だということです。昔はライセンスキーを入力するだけでよかったのに・・・

office製品の比較

office製品は主に家庭向けプランと一般法人向けプランがあります。ザックリとですがプラン内容をまとめてみました。

Microsoft365が企業向けの商品になるのですが、永久版はなくユーザー単位の月額制になっています。

例えば、office Home & Business 2021を5年利用すると

￥38,284　÷　2　÷　（5　年　×　12　月）　＝　￥319

で月あたり319円のコストがかかることになります。バージョンアップを気にせず、5年以上していく場合はもっと安くなります。私の会社はまだoffice2013を使用しています。10年近く使ってますね。

永久版ライセンスを企業で利用する

永久版であるoffice　Personal やoffice Home &　Businessは家庭向けの製品になりますが、企業で利用することも可能です。ここでは情シス目線でライセンス管理する方法をまとめました。

一つのMicrosoftアカウントで複数のofficeをインストールすることは可能

企業でインストールする際、管理しやすくするためにもMicrosoftアカウントはなるべく作りたくないですよね。一つのMicrosoftアカウントで複数のofficeライセンスを紐づけることは可能です。しかし、基本的には一つのアカウントで複数のofficeをインストールすることは推奨してないようです。あくまで家庭用のライセンスなので、まとめて管理する場合は企業用のMicrosoft365に切り替えたほうがいいようです。

officeのライセンスを管理する代表のMicrosoftアカウントを作成

永久版は1ライセンスで2台分のインストールができます。そのため、パソコン単位ではなく、代表アカウントを作成し、そのアカウントにofficeのライセンスを紐づけてまとめて管理します。推奨されてませんが、とにかく安く、officeが使えればいいという会社向けの案です。

Microsoftアカウント、ライセンスキー、PCの一覧表を作成

officeのインストールにはMicrosoftアカウントとの紐づけが必須になります。そのため、officeをインストールしたパソコンが、どのMicrosoftアカウントどのライセンスキーを使用しているかを管理する必要があります。例えば、代表で作成したMicrosoftアカウントとライセンスキー、そのライセンスキーを利用しているパソコンの一覧表を作成します。一覧表があれば、パソコンの故障に伴う入れ替えなどで、新しいパソコンに使用しなくなった古いパソコンのライセンスを引き継ぐことができます。

まとめ

officeは、代わりになる製品もありますがまだまだ仕事では必須のソフトです。私の会社はなるべく経費を安くするため永久版を使用してます。退職することもあるので個人のMicrosoftアカウントで紐づけするのは避けておきましょう。私は過去に購入した人が個人のアドレスで作成したMicrosoftアカウントで紐づけしていて、かなり困りました。会社という組織では、退職など人の移動を考慮した仕組みにしないといけません。会社の人数も増えてきたので、経営層に説明して、そろそろMicrosoft365を導入しないといけない気がします。